Najem prywatny czy w ramach działalności gospodarczej - co się bardziej opłaca?

Wynajmowanie nieruchomości mieszkalnych to jedna z najpopularniejszych form inwestowania w Polsce. W ostatnich latach, wraz ze wzrostem liczby osób lokujących środki w mieszkania na wynajem, coraz większe znaczenie zyskuje pytanie: czy najem rozliczać jako najem prywatny, czy w ramach działalności gospodarczej? Wybór ten ma bezpośredni wpływ na wysokość podatku, sposób jego obliczania, zakres obowiązków ewidencyjnych oraz możliwość odliczania kosztów.

Dwa podstawowe modele rozliczeń 

Najem prywatny to forma, w której właściciel nieruchomości nie prowadzi działalności gospodarczej, a przychody z wynajmu rozlicza w zeznaniu PIT. W Polsce obowiązuje obecnie ryczałt od przychodu, czyli podatek płacony od kwoty czynszu, a nie od faktycznego zysku. Stawka wynosi 8,5% do 100 000 zł rocznie oraz 12,5% od nadwyżki. Alternatywnie podatnik może rozliczać się na zasadach ogólnych (skala 12%/32%), gdzie podstawą opodatkowania jest dochód, a więc przychód pomniejszony o koszty uzyskania.

Drugi model to najem w ramach działalności gospodarczej. W tym przypadku przychody z wynajmu stanowią przychody z JDG lub spółki. Właściciel może wybrać ryczałt (na podobnych zasadach jak przy najmie prywatnym) albo podatek dochodowy – według skali (12%/32%) lub liniowy (19%). Działalność gospodarcza pozwala rozliczać koszty (np. remonty, prowizje, usługi zarządzania, odsetki od kredytów) i w określonych przypadkach wymaga analizy pod kątem VAT, szczególnie przy wynajmie lokali użytkowych.

Porównanie form rozliczania najmu

Podstawowa różnica – przychód czy dochód?

Najważniejszą różnicą między formami jest podstawa opodatkowania.

W ryczałcie podatek liczony jest od przychodu, więc nie uwzględnia się kosztów związanych z utrzymaniem nieruchomości. To prosty system, ale w praktyce może być mniej korzystny dla właścicieli ponoszących znaczne wydatki. Z kolei w podatku dochodowym (skala lub liniówka) możliwe jest odliczanie kosztów – remontów, mediów, opłat administracyjnych, a w niektórych przypadkach również odsetek od kredytu hipotecznego. Daje to większą elastyczność i często niższy realny podatek, szczególnie przy wysokich kosztach eksploatacyjnych.

Przykład: jeśli lokal wynajmowany jest za 3 000 zł miesięcznie, roczny przychód wyniesie 36 000 zł.

Przy ryczałcie podatek to 8,5% * 36 000 zł = 3 060 zł.

W przypadku skali podatkowej, gdy poniesiono np. 10 000 zł kosztów, podatek liczony będzie od 26 000 zł dochodu, czyli 12% * 26 000 = 3 120 zł.

Różnice są niewielkie przy małej skali, ale przy kilku mieszkaniach i większych kosztach model dochodowy staje się wyraźnie korzystniejszy.

Obowiązki rozliczeniowe i praktyczne pułapki

Wybierając ryczałt, należy pamiętać o obowiązku comiesięcznego lub kwartalnego płacenia zaliczek do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu uzyskania przychodu oraz o złożeniu zeznania PIT-28 do końca kwietnia kolejnego roku. W przypadku skali podatkowej lub podatku liniowego, najem rozliczany jest w ramach formularza PIT-36 lub PIT-36L, a podstawą opodatkowania jest dochód. Istotnym błędem popełnianym przez wielu właścicieli jest sposób rozliczania zwrotów za media i opłaty eksploatacyjne. Jeśli najemca przelewa jedną kwotę obejmującą czynsz i zwrot kosztów mediów, urząd skarbowy może uznać całość za przychód z najmu. Dlatego bezpieczniej, by najemca płacił za media bezpośrednio dostawcom lub wyraźnie oznaczał w przelewach, że dana część to zwrot poniesionych kosztów.

Kiedy najem staje się działalnością gospodarczą?

Z formalnego punktu widzenia nie każdy najem można traktować jako prywatny. Jeśli właściciel posiada kilka lub kilkanaście mieszkań, aktywnie nimi zarządza, zawiera umowy w sposób zorganizowany i ciągły, a wynajem stanowi jego główne źródło utrzymania – organy podatkowe mogą uznać, że prowadzi działalność gospodarczą w zakresie wynajmu nieruchomości. W takiej sytuacji podatnik nie ma wyboru – musi zarejestrować działalność i rozliczać się jako przedsiębiorca. Nie istnieje jednoznaczny próg liczby mieszkań czy przychodów, który automatycznie przesądza o konieczności rejestracji działalności. Decydujące znaczenie ma charakter i sposób prowadzenia najmu: czy ma on cechy ciągłości, zorganizowania i nastawienia na zysk. Jeśli jednak właściciel posiada nawet kilkanaście lokali, ale korzysta z usług profesjonalnego zarządcy, a najem ma charakter pasywny – nadal może być kwalifikowany jako najem prywatny.

Amortyzacja i inne aspekty podatkowe

Jeszcze kilka lat temu jednym z głównych argumentów za prowadzeniem działalności była możliwość amortyzowania mieszkań – czyli stopniowego zaliczania w koszty części wartości nieruchomości. Od 2023 r. możliwość ta została jednak zniesiona w odniesieniu do lokali mieszkalnych. Obecnie amortyzować można wyłącznie lokale użytkowe, takie jak biura, lokale usługowe czy gastronomiczne, przy stawkach od 2,5% do 10% rocznie (w zależności od wieku i charakteru obiektu). Tym samym przewaga działalności gospodarczej w tym zakresie została ograniczona.

VAT i skutki podatkowe przy większej skali

W przypadku najmu prywatnego nieruchomości mieszkalnych na cele mieszkaniowe czynność ta jest zwolniona z VAT. Jednak gdy najem prowadzony jest w ramach działalności i obejmuje lokale użytkowe lub krótkoterminowe, może powstać obowiązek rejestracji do VAT i doliczania podatku do czynszu. To szczególnie ważne przy wynajmie powierzchni biurowych lub magazynowych, gdzie kontrahenci oczekują faktur VAT. W praktyce opłacalność zależy od tego, czy odbiorcą jest firma (która VAT odliczy) czy osoba fizyczna (która nie ma takiej możliwości).

Kiedy i komu opłaca się działalność gospodarcza?

Prowadzenie działalności gospodarczej jest opłacalne głównie wtedy, gdy:

• posiadamy więcej niż kilka lokali,
• ponosimy znaczne koszty, które można odliczyć,
• planujemy rozwijać portfel nieruchomości,
• współpracujemy z firmami (wynajem biur, lokali użytkowych),
• potrzebujemy wystawiać faktury VAT.

Z kolei najem prywatny jest korzystniejszy, gdy:

• posiadamy 1–2 mieszkania wynajmowane osobom fizycznym,
• chcemy prostych rozliczeń i minimalnej biurokracji,
• koszty utrzymania są niskie,
• nie zamierzamy profesjonalizować działalności.

Podatek przy sprzedaży nieruchomości

Zarówno w najmie prywatnym, jak i w działalności, istotne są skutki podatkowe przy ewentualnej sprzedaży nieruchomości. Dochód ze sprzedaży prywatnej nieruchomości opodatkowany jest stawką 19%, chyba że od końca roku, w którym ją nabyto, minęło 5 lat – wtedy sprzedaż jest zwolniona z podatku. Wcześniejsza sprzedaż również może być wolna od podatku, jeśli przychód zostanie przeznaczony na własne cele mieszkaniowe (np. zakup innego mieszkania lub budowę domu) w ciągu 3 lat od zbycia. W działalności gospodarczej zasady opodatkowania sprzedaży są inne – zbycie środka trwałego (np. lokalu wprowadzonego do ewidencji firmy) stanowi przychód z działalności i podlega opodatkowaniu na zasadach właściwych dla przedsiębiorcy.

Forma najmu a strategia inwestycyjna

Nie istnieje jednoznaczna odpowiedź na pytanie, która forma najmu jest bardziej opłacalna. Wybór zależy od indywidualnej sytuacji podatnika, liczby posiadanych nieruchomości, struktury kosztów oraz celu inwestycyjnego. Dla części właścicieli prosty ryczałt i minimum formalności będą rozwiązaniem idealnym, dla innych – szczególnie tych, którzy traktują najem jako stałe źródło dochodu – lepsza okaże się działalność gospodarcza z możliwością rozliczania kosztów, amortyzacji lokali użytkowych i pełną kontrolą nad rozliczeniami. Więcej o tym, jak prawidłowo rozliczać dochód z najmu i jak unikać błędów podatkowych, można posłuchać w odcinku podcastu Pewnego Lokalu: https://youtu.be/J7DHx2KiPKs

Potrzebujesz pomocy prawnika lub inżyniera przy kupnie nieruchomości?

Zamów fachową pomoc z Pewny Lokal!

• Średnio wykrywamy w nieruchomości 16 usterek.
• Nasza kancelaria przeanalizowała tysiące umów nabycia nieruchomości.
• Jesteśmy największą inżynieryjno-prawną firmą od audytu nieruchomości. Działamy w całej Polsce.

Gwarancja wyłapania usterek.
Doświadczeni inżynierowie i prawnicy.
Duża dyspozycyjność, usługi nawet w 24 h.

Rezerwuj online

Potrzebujesz pomocy prawnej przy podpisaniu umowy najmu? Albo pomocy inżyniera przy sprawdzeniu najemcy?

Zamów rozmowę

dr Piotr Semeniuk, adwokat od prawa nieruchomości

Autor
Olga Łęga

Pracuje dla nas już ponad 5 lat. Zna ustawę deweloperską i wynikające z niej prawa i obowiązki dewelopera, a także prawa nabywców. O rynku deweloperskim pisze w przystępny sposób. Absolwentka filologii polskiej, która cały czas poznaje rynek nieruchomości. Potrafi załatwić formalności związane z budową domu. Interesuje ją inwestowanie w grunty. Lubi pracę w ogrodzie. Wolne chwile spędza z rodziną i psem.