Na polskim rynku powierzchni biurowych zdecydowanie najpopularniejszą formą korzystania z biura jest najem długoterminowy. W ramach takiego najmu wynajmujący najczęściej zobowiązuje się wobec najemcy do wykonania prac adaptacyjnych biura.
To jak najbardziej sensowne rozwiązanie: skoro kilkudziesięciu lub kilkusetosobowa firma wynajmuje nowe biuro na lata, nie wystarczy jej wynajem „stanu surowego”. Rozkład pomieszczeń, “wygląd” biura oraz jego wyposażenie techniczne powinno być dostosowane pod indywidualne potrzeby danej firmy, jej branding oraz kulturę organizacyjną.
Fit-out contribution jest zobowiązaniem wynajmującego do dokonania prac adaptacyjnych wobec najemcy w zamian za obietnicę tego drugiego do opłacania czynszu wynajmu. Fit-out może być rozliczany wraz z poszczególnymi ratami najmu (najemca nie płaci wtedy od razu ani złotówki za wykończenie biura). Popularne jest też rozwiązanie polegające na jednorazowej wpłacie przez wynajmującego części opłaty za fit-out i uiszczeniu reszty wraz z ratami najmu.
Czasami wykonanie prac adaptacyjnych jest zlecane najemcy przez wynajmującego, jednak zdecydowanie częściej to wynajmujący odpowiada za prace adaptacyjne. Wynajmujący rzadko samemu zajmuje się wykończeniem biura: zwykle zatrudnia w tym celu firmę wykończeniową specjalizującą się w fit-out’ach. Po stronie tej firmy funkcjonuje zwykle tzw. fit-out manager, czyli osoba odpowiedzialna (zwykle we współpracy z wynajmującym i najemcą) za koordynację prac adaptacyjnych i wykonanie ich na czas.
Fit-out jest stosunkowo skomplikowanym tworem prawnym. Dwustronne zobowiązania najemcy i wynajmującego dotyczące fit-out'u mogą być odrębną umową lub częścią umowy najmu. Zwykle zobowiązania dotyczące fit-out’u (niezależnie od tego, czy stanowią odrębną umowę, czy też są inkorporowane do umowy najmu) spełniają definicję kodeksowej umowy o dzieło, rzadziej - umowy o roboty budowlane. Żeby uniknąć późniejszych problemów związanych z rozliczaniem fit-out’u, zakresem prac, odpowiedzialnością stron, karami umownymi, czy wypowiedzeniem fit-out’u, warto dokładnie przeczytać umowę fit-outową i negocjować newralgiczne klauzule, tak żeby były dla nas korzystne.
Z punktu widzenia najemców ważny jest też techniczny nadzór nad wynajmującym i firmą realizująca fit-out. Tylko z pozoru ich interes jest bowiem tożsamy z interesem najemcy (nie należy dać się więc zmylić stanowiskom typu “opiekun fit-out’u”). Wynajmującemu i firmie wykonawczej zależeć będzie na jak najszybszym “dopięciu” transakcji i przeprowadzce najemcy do wykończonego biura. Z kolej interes najemcy powinien też polegać na dokładnym sprawdzeniu wykończenia, tak żeby w przyszłości nie ponosić kosztów ewentualnych napraw. W realizacjach fit-out często zdarzają się niedoróbki i niezgodności z projektem, które odkrywane są przez najemcę często miesiącami po przeprowadzce.
Pewny Lokal to największa ogólnopolska firma pomagająca nabywcom mieszkań i domów w ich audytach prawnych i technicznych. Zatrudniamy inżynierów oraz prawników specjalizujących się w rynku nieruchomości. W 2021 r. pomogliśmy ponad 12 tys. klientom przy odbiorach i przeglądach technicznych mieszkań oraz analizie umów sprzedaży nieruchomości, oraz ksiąg wieczystych.
Od niedawna nasze usługi techniczne i prawne świadczymy także na rynku biurowym (mając świadomość specyfiki tego rynku, a także występujących na nim prawnych oraz inżynieryjnych problemów).
© 2022 by Pewny Lokal
uniknąć nieprzewidzianych kosztów,
oszczędzić czas przy przeprowadzce lub remoncie,
wykryć usterki biura i haczyki umowne.
