Jak forma dokumentu wpływa na ważność świadectwa energetycznego?

Świadectwa charakterystyki energetycznej stały się nieodłącznym elementem transakcji sprzedaży i najmu nieruchomości. Od kwietnia 2023 roku ich przekazanie jest obowiązkowe zarówno w przypadku sprzedaży, jak i najmu nieruchomości. Wciąż jednak pojawiają się pytania nie tylko o to, czy świadectwo należy sporządzić, ale też o to w jakiej formie powinno ono zostać przygotowane i przekazane. Czy dokument elektroniczny jest wystarczający? Czy papierowe świadectwo musi mieć odręczny podpis? A może wystarczy oświadczenie? W poniższym artykule odpowiadamy na te pytania na podstawie praktyki rynkowej oraz doświadczeń zespołu Pewnego Lokalu.

Obowiązek przekazania świadectwa – ogólne zasady

Zgodnie z obowiązującymi przepisami świadectwo energetyczne musi zostać przekazane drugiej stronie przy zawarciu umowy sprzedaży lub najmu budynku bądź lokalu. Dokument ten określa, jakie jest zapotrzebowanie danej nieruchomości na energię, niezbędną na potrzeby ogrzewania, wentylacji, przygotowania ciepłej wody oraz chłodzenia.

Nie ma znaczenia, czy transakcja odbywa się w obecności notariusza, czy poza kancelarią – obowiązek przekazania świadectwa istnieje w każdym przypadku. Różnica dotyczy raczej egzekwowania przepisów – notariusz zazwyczaj wymaga potwierdzenia przekazania świadectwa drugiej stronie umowy, natomiast w przypadku zwykłej umowy najmu brak świadectwa może ujść uwadze, przynajmniej do czasu ewentualnej kontroli.

Wpływ formy świadectwa energetycznego na jego ważność

Forma dokumentu – papierowa czy elektroniczna?

Ustawa o charakterystyce energetycznej budynków nie narzuca jednej dopuszczalnej formy świadectwa – akceptowalna jest zarówno papierowa, jak i elektroniczna wersja dokumentu. Kluczowe jest jednak to, aby dokument był podpisany przez osobę uprawnioną do jego sporządzenia.

Obowiązują tu dwie formy:

• Podpis papierowy – świadectwo drukowane, podpisane odręcznie przez audytora.
• Podpis elektroniczny – dokument PDF podpisany za pomocą profilu zaufanego (ePUAP) lub podpisu kwalifikowanego.

Obie formy są równoważne z punktu widzenia przepisów. Co więcej – coraz więcej klientów i notariuszy preferuje formę elektroniczną, ponieważ:

• można ją wygodnie przesłać e-mailem,
• nie ulega zniszczeniu lub zgubieniu,
• jest bardziej ekologiczna.

Praktyka: jak przekazać świadectwo?

W praktyce najczęstszym sposobem przekazania świadectwa jest wysłanie maila do nabywcy lub najemcy z załączonym dokumentem PDF. Jeśli sprzedaż odbywa się w kancelarii notarialnej, warto:

• wysłać świadectwo mailowo do nabywcy, dodając notariusza w kopii
• zamieścić w akcie notarialnym adnotację dotyczącą przekazania świadectwa kupującemu bądź najemcy. 

Niektórzy notariusze wymagają jedynie oświadczenia stron, że dokument został przekazany. Warto pamiętać jednak o tym, że taka praktyka, choć spotykana, nie zwalnia z obowiązku posiadania świadectwa. W razie kontroli jego brak może skutkować nałożeniem grzywny.

Formy przekazania świadectwa energetycznego

Czy forma wpływa na ważność świadectwa?

Forma dokumentu nie wpływa na jego okres ważności. Zgodnie z ustawą:

• Świadectwo energetyczne jest ważne przez 10 lat od daty jego sporządzenia.
• Jeśli w międzyczasie nie dokonano zmian, które wpływają na charakterystykę energetyczną budynku, dokument pozostaje ważny.

Nie trzeba więc sporządzać nowego świadectwa przy każdej sprzedaży, jeśli mamy ważne świadectwo na przykład od dewelopera sprzed kilku lat. Wyjątek stanowi sytuacja, w której po sporządzeniu dokumentu dokonano istotnych zmian – na przykład wymieniono system ogrzewania, ocieplono budynek lub wymieniono okna.

Najczęstszy błąd, jaki pojawia się w praktyce, to niepodpisany plik w formacie PDF, na przykład wydruk lub skan, który nie zawiera podpisu elektronicznego lub odręcznego. Taki dokument nie spełnia wymogów prawnych i nie może zostać uznany za ważne świadectwo energetyczne. Jeśli plik nie ma podpisu , nie jest dokumentem urzędowym.

Dlatego warto upewnić się, że:

• plik PDF jest opatrzony podpisem ePUAP lub podpisem kwalifikowanym (można to sprawdzić otwierając dokument i klikając „Właściwości podpisu”),
• jeśli mamy papierową wersję – dokument zawiera oryginalny podpis audytora.

Najczęściej spotykane formy świadectwa energetycznego

Rekomendacja: forma elektroniczna

Zespół Pewnego Lokalu rekomenduje korzystanie z formy elektronicznej świadectwa charakterystyki energetycznej, która nie tylko spełnia wszystkie wymogi prawne, ale również ułatwia obieg dokumentów i jest bardziej odporna na zgubienie czy zniszczenie. W dobie cyfrowych archiwów i zdalnych transakcji jest to forma najbardziej praktyczna i bezpieczna.

Forma świadectwa energetycznego – elektroniczna czy papierowa – nie wpływa na jego ważność, o ile dokument zawiera podpis uprawnionej osoby. Równoważność form oznacza, że można posługiwać się wygodnym plikiem PDF, pod warunkiem, że został on odpowiednio podpisany. Warto jednak pamiętać, że niepodpisane skany lub kopie nie mają mocy prawnej. Aby uniknąć kar i nieporozumień, należy zweryfikować, czy posiadane świadectwo jest nie tylko aktualne, ale również kompletne pod względem formalnym.

Artykuł powstał na podstawie podcastu Pewnego Lokalu. Zapraszamy do wysłuchania całego odcinka tutaj:  https://youtu.be/iRh5WtWOAMU

Potrzebujesz uzyskać świadectwo energetyczne Twojej nieruchomości?

Zamów fachową pomoc specjalisty z Pewny Lokal!

• Nie da się sprawdzić mieszkania lub domu bez profesjonalnego, atestowanego (i drogiego!) sprzętu pomiarowego oraz znajomości norm.
• Świadectwo energetyczne budynku jest obowiązkowe — pamiętaj o tym!
• Specjaliści Pewnego Lokalu sprawnie wystawią świadectwo energetyczne. Gwarantujemy.

Gwarancja wyłapania niedociągnięć.
Doświadczeni inżynierowie.
Duża dyspozycyjność.

Zamów usługę

Potrzebujesz świadectwa energetycznego?

Zarezerwuj online

Karol, główny inżynier Pewny Lokal

Autor
Ewa Kosmalska

Pośredniczka nieruchomości wyspecjalizowana w inwestycjach w grunty, w których widzi ogromny potencjał. Niedawno ukończyła podyplomowe studia z zakresu zagospodarowania przestrzennego. Wie, gdzie szukać informacji o działkach zarówno inwestycyjnych, jak i na użytek prywatny. Pośredniczy w sprzedaży mieszkań i domów. W wolnych chwilach uczy się serbskiego.