Czekasz na wpis w KW dłużej niż na odbiór kluczy? Zatory w sądach i biurokracja to zmora rynku. Sprawdzamy, dlaczego system kuleje, ile kosztuje nas brak cyfryzacji i czy rozszerzenie uprawnień notariuszy wreszcie rozładuje te rekordowe, roczne kolejki.
Księga wieczysta jest podstawowym rejestrem potwierdzającym stan prawny nieruchomości i jednym z filarów bezpieczeństwa obrotu na rynku mieszkaniowym. Aktualność wpisów ma kluczowe znaczenie nie tylko dla właścicieli, lecz także dla banków finansujących zakup oraz dla instytucji publicznych. W ostatnich latach system sądownictwa wieczystoksięgowego w Polsce zmaga się jednak z narastającymi zatorami. W wielu przypadkach na wpis w księdze trzeba czekać miesiącami, a nawet ponad rok. Problem ten generuje realne koszty dla obywateli i utrudnia sprawne funkcjonowanie rynku nieruchomości.
Rys. 1. Brak cyfryzacji i nadmierna biurokracja powodują opóźnienia we wpisach do KW.Księgi wieczyste prowadzone są przez wydziały sądów rejonowych i mają zapewniać pewność obrotu nieruchomościami. System opiera się na zasadzie jawności oraz zasadzie wpisu – oznacza to, że prawa do nieruchomości są w pełni skuteczne wobec osób trzecich dopiero po ich ujawnieniu w księdze.
Sprawdź jedną z naszych lekcji.
Procedura rozpoczyna się najczęściej w kancelarii notarialnej. Po podpisaniu aktu notarialnego notariusz składa wniosek o wpis do księgi wieczystej w formie elektronicznej. Następnie sprawa trafia do referendarza sądowego, który analizuje dokumenty i dokonuje odpowiedniego wpisu.
Do czasu rozpatrzenia wniosku w księdze pojawia się tzw. wzmianka o złożonym wniosku. Informuje ona, że stan prawny nieruchomości może ulec zmianie. W praktyce oznacza to okres niepewności dla uczestników transakcji.
W wielu sądach wieczystoksięgowych czas oczekiwania na wpis znacząco się wydłużył. W dużych miastach standardem stało się oczekiwanie rzędu kilku miesięcy, a w skrajnych przypadkach nawet kilkunastu. W Warszawie zdarzają się sytuacje, w których wpisy realizowane są po ponad roku od złożenia wniosku.
Przyczyn takiego stanu rzeczy jest kilka. Najczęściej wskazuje się ogromną liczbę spraw trafiających do wydziałów ksiąg wieczystych oraz niedobór kadr. Wzrost liczby transakcji na rynku nieruchomości w ostatnich latach znacząco zwiększył obciążenie sądów. Jednocześnie procedury administracyjne pozostają w dużej mierze niezmienione od lat i nie zostały dostosowane do obecnej skali obrotu.
Tab. 1. Opóźnienia wpisów w księgach wieczystych – przyczyny i skutki
Problem w systemie Opis Skutek dla rynku Przeciążenie sądów Duża liczba wniosków i ograniczona liczba referendarzy Wydłużenie czasu wpisów Procedury papierowe Wysyłanie dokumentów tradycyjną pocztą Koszty i opóźnienia Brak integracji systemów Brak pełnej wymiany danych między EGiB a sądami Ręczne wprowadzanie danych Zatory w dużych miastach Największe obciążenie wydziałów KW Oczekiwanie nawet kilkanaście miesięcy
Jednym z przykładów nadmiernej biurokracji jest sposób komunikacji sądów z właścicielami nieruchomości. W wielu przypadkach wciąż dominują tradycyjne, papierowe procedury.
W jednej z opisywanych sytuacji, związanej z przekształceniem użytkowania wieczystego we własność w dużym budynku mieszkalnym, sąd wysłał do współwłaścicieli ogromną dokumentację liczącą około 850 stron. Dokument zawierał dane kilku tysięcy współwłaścicieli nieruchomości i został wysłany pocztą do każdego z nich.
W praktyce oznaczało to ogromne koszty druku i wysyłki oraz zalew papierowej korespondencji, której większość adresatów nie była w stanie realnie przeanalizować. Takie przykłady pokazują skalę biurokratycznych procedur funkcjonujących w systemie.
Jednym z głównych problemów jest brak pełnej integracji systemów informatycznych administracji publicznej. W szczególności dotyczy to relacji między systemem ksiąg wieczystych a ewidencją gruntów i budynków.
Choć część informacji jest przekazywana elektronicznie, w wielu przypadkach wciąż stosuje się tradycyjną korespondencję papierową. Oznacza to konieczność ręcznego wprowadzania danych do systemów, mimo że informacje te już istnieją w innych rejestrach państwowych.
Brak pełnej integracji powoduje dodatkowe opóźnienia oraz zwiększa ryzyko błędów. W praktyce dwa kluczowe systemy państwowe – geodezyjny i sądowy – nie komunikują się ze sobą w sposób w pełni cyfrowy.
Rys. 2, W małych miastach szybciej można dostać wpis do Ksiąg Wieczystych.Długie oczekiwanie na wpis do księgi wieczystej ma bezpośrednie skutki finansowe dla kupujących nieruchomości. Najbardziej odczuwalne jest to w przypadku kredytów hipotecznych.
Do momentu wpisania hipoteki do księgi wieczystej bank stosuje tzw. ubezpieczenie pomostowe. W praktyce oznacza to wyższą marżę lub dodatkową opłatę doliczaną do raty kredytu. Przy kilkunastomiesięcznym oczekiwaniu koszt ten może sięgać kilku lub nawet kilkunastu tysięcy złotych.
Opóźnienia wpływają również na inne obszary rynku:
Wielu ekspertów podkreśla, że rozwiązanie problemu nie wymaga przełomowych technologii. Kluczowe jest przede wszystkim usprawnienie przepływu danych między instytucjami oraz ograniczenie papierowej korespondencji.
Pełna cyfrowa integracja rejestrów publicznych mogłaby znacząco skrócić czas rozpatrywania wniosków. Wśród proponowanych rozwiązań pojawiają się również pomysły rozszerzenia kompetencji notariuszy w zakresie dokonywania niektórych wpisów, co mogłoby odciążyć sądy.
Bez zmian organizacyjnych i dalszej cyfryzacji systemu ksiąg wieczystych zatory mogą jednak nadal stanowić poważną barierę dla sprawnego funkcjonowania rynku nieruchomości.
Szczegółowe omówienie problemu opóźnień w księgach wieczystych, przykładów biurokracji oraz barier w cyfryzacji rejestrów państwowych przedstawiono w odcinku podcastu Pewnego Lokalu.
Zapraszamy do zapoznania się z całą rozmową: Kiedy dane o nieruchomościach będą jawne? - prof. Waldemar Izdebski
Sprawdź jedną z naszych lekcji.
Przejdź do rozmowy naszych ekspertów.
Działamy na terenie całej Polski.
Możemy wykonać audyt nieruchomości w dowolnym terminie.
Audyty wykonują przeszkoleni inżynierowie i inspektorzy.
Ustandaryzowane audyty nieruchomości według sprawdzonego schematu.
Posiadamy certyfikat Instytutu Techniki Budowlanej i Infrared Training Canter.
Dowiedz się jeszcze więcej!
Audyt nieruchomości to nie tylko równe posadzki i bezpieczne instalacje.
Kliknij na ikonę 
żeby dowiedzieć się
więcej o usłudze!
797 014 014
Rezerwuj usługę
